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Afin d'établir si vous dépassez la franchise, il vous faut déterminer l'assiette des cotisations. Vous devez tenir compte de la gratification versée ainsi que des avantages en espèces et en nature (repas, hébergement). Notez que vous devez également prendre en compte votre participation au financement de titres restaurant pour l'appréciation de la limite d'exonération.

 

Les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais professionnels sont exclues de l'assiette des cotisations sous réserve d'utilisation conforme à leur objet et de justificatifs. La participation pour le transport du stagiaire s'inscrit dans ce cadre.

 

Si l'assiette de cotisations calculée ne dépasse pas la franchise, aucune cotisation ni contribution de Sécurité sociale (inclus CSG/CRDS) n'est due.

 

Si l'assiette de cotisations calculée est supérieure au seuil applicable, vous devrez des cotisations sociales seulement sur la part dépassant le seuil.

 

Par exemple, si votre stagiaire travaille tout le mois 35 heures par semaine et qu'il perçoit une gratification mensuelle égale à 500 euros, les cotisations seront calculées sur la base suivante : 500 - 436,05 = 63,95 € en 2012.

 

Vous calculerez le montant des cotisations et contributions sociales de la Sécurité sociale (y compris la cotisation AT/MP) aux taux de droit commun sur la base obtenue.

 

Mais, quel que soit le montant de la gratification, les cotisations d'assurance-chômage et de retraite complémentaire ne sont pas dues.

 

Montant minimum de la gratification mensuelle d'un stagiaire - valeurs 2012
(pdf | 1 p. | 59 Ko)

4 - Payer la gratification

Pour les stages d'une durée supérieure à 2 mois, vous devez verser la gratification tous les mois à votre stagiaire. Cette gratification est due à compter du premier jour du stage. En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, vous devez verser la gratification prévue au prorata de la durée effectuée.

 

Pour les stages n'excédant pas 2 mois, vous pouvez verser la gratification à la fin du stage, le jour du départ de votre stagiaire par exemple, ou tous les mois.

Évitez les erreurs

N'oubliez pas de verser une gratification

 

Il est important de ne pas omettre de verser une gratification, surtout si la durée du stage est supérieure à 2 mois car, dans ce cas, elle est obligatoire.

N'oubliez pas de conclure un contrat de travail si vous embauchez le stagiaire

À l'issue du stage, il vous est possible d'embaucher le stagiaire, que ce soit pour un job d'été, pour occuper un poste vacant en CDI ou pour un CDD. Mais il vous faut formaliser votre nouvelle relation par un contrat de travail en bonne et due forme.

 

Si l'embauche s'effectue dans les 3 mois de la fin du stage, vous devrez également prendre en compte la durée de son stage pour définir la période d'essai :

 

- si les fonctions assurées par le stagiaire sont les mêmes que celles occupées pendant le stage, la totalité de la période de stage sera déduite de la période d'essai ;
- s'il s'agit d'un poste différent, la période de stage sera déduite dans la limite de la moitié de la durée de la période d'essai.
Pensez à vérifier votre convention collective sur ce point.

 

Pour une embauche après un stage d'une durée supérieure à 2 mois, cette durée sera prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Notre conseil

Faites figurer le stagiaire sur la DADS-U

 

Faites-le quelle que soit la valeur de la gratification et mentionnez le montant de l'assiette des cotisations en cas de gratification supérieure au seuil de 12,5 %.

Questions Réponses

Doit-on prendre en compte dans la gratification le montant des avantages en nature ?

 

Pour déterminer le montant des gratifications perçues, par rapport au seuil de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, il faut ajouter au montant de la gratification la valeur des avantages en nature (repas et hébergement). Afin d'évaluer les avantages en nature, logement et nourriture, il est prévu deux modes d'évaluation : un système forfaitaire et une évaluation selon la valeur réelle de l'avantage fourni. Les sommes versées pour le remboursement de frais professionnels sont exclues de l'assiette de cotisation.

Peut-on verser une gratification différente à deux stagiaires ?

Il est possible de verser une gratification différente, pour deux stagiaires présents ou pas en même temps dans l'entreprise et effectuant ou non des tâches similaires.

Quelle est la différence entre les stages et les jobs d'été ?

Il est nécessaire de ne pas confondre les stages avec les jobs d'été qui, eux, permettent aux entreprises de recruter pendant les congés d'été des jeunes en vacances scolaires pour renforcer l'effectif de l'entreprise en cas d'accroissement ponctuel d'activité ou pour remplacer temporairement des salariés permanents en congés payés, sur des emplois sans rapport avec leurs études.

 

Contrairement aux stages, les recrutements de « jobs d'été » doivent faire l'objet de contrat de travail revêtant la forme de CDD.

 

Cet article-conseil est extrait de la publication « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».