Remboursement des frais professionnels : sur quelle base ?

 

Ce sont les frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission. Ils doivent être directement liés à l'exercice de ses fonctions.

 

 

Exemple : Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l'obligation de manger au restaurant.

 

Les frais qu'il a engagés pour ce déplacement, c'est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.

 

Il ne faut pas les confondre avec les frais d'entreprise, c'est-à-dire les frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise).

 

 

 

Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?

Vous avez le choix entre :
l'indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par votre salarié. Pour cela, il est nécessaire que ce dernier vous remette les justificatifs de ses dépenses (facture, ticket de caisse, etc.) ;
l'indemnisation des frais au forfait : ces montants sont fixés par l'URSSAF. Dans ce cas, il faut simplement justifier les circonstances à l'origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d'un déplacement professionnel (voir les montants 2010 en téléchargement) ;
l'abattement forfaitaire de 10 % : il est applicable aux seuls salariés du BTP qui travaillent sur des chantiers et qui effectuent donc des déplacements. Dans ce cas, les cotisations sont calculées sur 90 % du salaire brut, majoré du montant des frais professionnels (sauf grands déplacements).
Pour sa mise en place, vous devez consulter les délégués du personnel si vous en avez, ou, à défaut, chaque salarié concerné, par écrit (sinon, l'abattement sera réintégré dans l'assiette des cotisations).

 

Notez-le : certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réels. C'est notamment le cas des salariés en situation de télétravail, utilisant des outils « issus des nouvelles technologies de l'information et de la télécommunication » (téléphone portable, ordinateur portable, etc.).

Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ?

Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :

 

du système d'indemnisation choisi ;
du montant des frais remboursés ;
de la situation dans laquelle les frais ont été engagés.

 

Pour plus de précisions sur l'abattement forfaitaire de 10 %, découvrez un extrait de notre ouvrage associé « Formulaire Social BTP commenté ».

 

Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l'Administration fiscale.

 

Sources :
Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale
CGI, art. 5 de l'annexe IV et arrêté du 25 juillet 2005, art. 2 (professions bénéficiant de l'abattement de 10 %)
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