SOCIAL. L'indemnisation des frais de repas exposés par les salariés par l'employeur est une source importante de redressement en cas de contrôle Urssaf. Frais professionnels, frais d'entreprise ou avantages en nature. Remboursement au réel ou par un forfait. Voilà des points-clés, tout comme celui de savoir si un salarié est considéré comme contraint ou non de prendre son repas au restaurant. Piqûre de rappel sur les règles à respecter pour éviter le redressement !
Repas BTP en cas de déplacement : la difficile distinction entre repas hors locaux et repas au restaurant
Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi. Ils sont constitués par l'ensemble des sommes versées à un salarié pour les couvrir des dépenses qu'il expose pour les besoins de son activité professionnelle. En matière de repas du midi pour le salarié en petits déplacements, lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas, l'employeur peut procéder à un remboursement au réel sur factures, au versement d'une indemnité forfaitaire voire à payer en direct les dépenses des repas.
Lorsqu'il est démontré que le salarié qui se trouve en situation de petit déplacement est contraint de prendre son repas au restaurant, l'allocation forfaitaire qui lui est versée peut être exonérée de charges sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite d'un montant fixé par arrêté. Ce montant est égal à 18,80 euros par repas à compter du 1er janvier 2019. Dès lors que l'indemnité ne dépasse pas ce seuil, l'employeur n'est pas tenu de justifier que l'indemnité a été utilisée conformément à son objet. L'exonération à hauteur de cette limite est acquise, quels que soient le type ou la catégorie d'établissement en cause et le montant de la note de restaurant.
Voilà un régime intéressant. Toutefois, si ce même salarié en déplacement ne peut être considéré comme contraint de prendre son repas au restaurant, le plafond d'exonération fixé pour 2019 redescend à 9,20 euros.
Les employeurs souhaitant profiter du régime d'exonération des heures supplémentaires pour maximiser les exonérations ont donc logiquement intérêt à considérer le salarié comme contraint de prendre son repas au restaurant. Au contraire, l'Urssaf, veillant à éviter que l'employeur utilise le remboursement forfaitaire de frais pour verser en réalité partiellement une rémunération supplémentaire exonérée au salarié, a toujours intérêt à considérer le salarié comme non contraint de prendre son repas au restaurant.
Repas BTP en cas de déplacement : la validité de l'usage
La condition des « circonstances » reste facile à démontrer le cas échéant. Mais lorsqu'il n'existe pas de circonstances particulières, alors reste comme unique possibilité celle de l'existence d'un usage.
Existe-t-il un usage prévoyant que les ouvriers du BTP prennent de façon systématique leur repas de midi au restaurant lorsqu'ils sont en petits déplacements ? Non.
Mais peut-il exister un tel usage dans une entreprise donnée ? La réponse est positive comme le rappelle la Cour de cassation dans une décision en date du 24 janvier 2019. L'existence d'un usage en cours dans l'entreprise sur ce point, usage répondant bien aux critères de généralité, constance et fixité, donne la possibilité à l'employeur d'utiliser le plafond d'exonération prévu pour les repas pris au restaurant, sans avoir à justifier repas par repas la réalité de la présence des salariés concernés dans un restaurant.
Conseil
Se baser sur un usage pour appliquer les limites d'exonération prévues pour les repas au restaurant reste une pratique dangereuse. Par nature, l'usage reste difficile à prouver et expose donc l'entreprise à un fort risque de redressement. La récente décision de justice en date du 24 janvier 2019 donne un espoir aux entreprises concernées mais ne doit pas masquer que les usages en la matière ont de grandes chances de rester des exceptions dans le secteur du BTP. Et les contrôleurs URSSAF auront du mal à ne pas procéder à un redressement pour le personnel de chantier lorsqu'aucune circonstance particulière ne contraint les salariés à prendre leur repas au restaurant !
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Cour de cassation, 2e chambre civile, 24 janvier 2019, n° 17-27.069 (l'indemnité de restauration est versée lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant en raison des circonstances ou d'un usage de la profession l'obligeant à prendre son repas au restaurant)
Source : Editions Tissot
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Depuis 40 ans, les Editions Tissot accompagnent les PME et les artisans du BTP dans la gestion de leur personnel avec une documentation pratique et spécifique à leur secteur. Découvrez toute une gamme d'ouvrages papier ou en ligne rédigés en langage simple et compréhensible par tous.
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Comment arbitrer entre la position de l'employeur et celle de l'Urssaf ? En observant le contenu de l'arrêté du 20 décembre 2002 précisant le régime social des frais professionnels. Il est ainsi posé comme principe que doit être établi si « les circonstances ou les usages de la profession » obligent ou non le salarié à prendre ce repas au restaurant. L'employeur doit donc être en mesure de pouvoir apporter la preuve de ces circonstances ou de ces usages afin d'utiliser le plafond d'exonération de 18,80 euros en 2019.