Comme les autres années, ou bien pour la première fois, vous offrirez à l'occasion de Noël prochain des cadeaux à vos salariés. Rappel des conditions à respecter pour que ces avantages en nature soient exonérés de charges sociales.
Des cadeaux et bons d'achat peuvent être offerts aux salariés par le comité d'entreprise (CE), ou par vous en cas d'absence de CE (entreprises de moins de 50 salariés ou dans lesquelles un procès-verbal de carence a été établi).
Ces cadeaux sont considérés comme des avantages en nature : leur valeur devrait donc, en principe, être réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales.
Or, dans la pratique, l'ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) a mis en place un système d'exonération... sous conditions !
Selon votre situation, il est important de vérifier la bonne application de ces conditions, que ce soit par le CE ou par vous directement, afin de ne pas risquer un redressement lors d'un contrôle de l'URSSAF.
La règle générale : respecter les conditions d'attribution
1re condition : le fait d'offrir des cadeaux ou des bons d'achat ne doit pas être rendu obligatoire, que ce soit en vertu d'une convention ou d'un accord collectif, d'une disposition du contrat de travail, d'un usage ou d'un engagement unilatéral de votre part. En clair, ces cadeaux doivent être de vrais cadeaux, rien ne doit vous obliger à les donner.
D'ailleurs, les conventions applicables dans le secteur du BTP ne prévoient aucune obligation en la matière.
Vérifiez toutefois les usages en vigueur dans votre entreprise et les contrats de travail de vos salariés. Si la remise de bons d'achat est prévue dans l'un ou l'autre de ces cas, elle sera considérée comme un avantage en nature soumise à charges sociales et à l'imposition sur le revenu.
2e condition : l'attribution ne doit pas être discriminatoire. Les cadeaux doivent être attribués à tous les salariés, ou à une catégorie de salariés. Il y aura discrimination si un salarié est privé des cadeaux et/ou bons d'achat pour des raisons subjectives (âge, race, sexe, appartenance syndicale, participation à une grève, etc.). Ils ne doivent pas non plus être un moyen de sanctionner indirectement vos salariés d'un point de vue pécuniaire (trop souvent en maladie, retards répétés, mauvais résultats, etc.).
En revanche, vous pouvez attribuer des cadeaux de manière individuelle si vous prenez en compte des raisons purement objectives, telles qu'un mariage, une naissance, un exploit sportif, etc.
3e condition : respecter un seuil. Si vous ne voulez pas que les bons d'achat et cadeaux offerts à vos salariés soient soumis à cotisations sociales, il faut que leur valeur totale, sur l'année et par salarié, soit inférieure au seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 143 euros pour 2009.
Les bons d'achat et cadeaux offerts à l'occasion d'un événement particulier
L'Administration a assoupli sa position lorsque vous offrez des cadeaux à l'occasion des événements suivants :- mariage (ou pacs) ;
- naissance (et, par extension, adoption) ;
- retraite ;
- fête des mères et des pères ;
- Sainte Catherine (25 novembre) et Saint Nicolas (6 décembre) ;
- Noël ;
- rentrée scolaire (pour chaque enfant jusqu'à 19 ans révolus dans l'année civile).
Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s'applique alors pour chaque événement séparément, et non plus globalement, sur l'année.
Si les conditions ne sont pas respectées, les cadeaux et bons d'achat devront être réintégrés dans l'assiette de cotisations dès le 1er euro.