Enfin, le passage à la dématérialisation est l'occasion pour une entreprise de mettre en place une organisation plus efficiente. Le remodelage des documents nécessite en effet une refonte du système en interne, en améliorant notamment les process d'échanges et de partage des documents, la gestion du rétroplanning de réponses, la traçabilité, etc.
La législation comme accélérateur de mouvement
La démocratisation de la dématérialisation passera par un travail de sensibilisation et d'accompagnement des entreprises. En comprenant les réels bénéfices de cette procédure et en apprenant à la maîtriser, l'entreprise n'appréhendera plus de passer à une procédure de réponse électronique. S'entourer de professionnels peut être un atout supplémentaire pour ne pas omettre les documents indispensables à la réponse et réaliser un rétroplanning ajusté afin de ne manquer aucune opportunité, en ne dépassant pas la date limite de réponse. Cette aide externe offre, par ailleurs, la possibilité de recevoir directement les appels d'offres adéquats et d'accéder aux dossiers de consultation des entreprises (DCE) dématérialisés.
Aujourd'hui, la réponse à appel d'offres dématérialisée reste cependant facultative pour les marchés à procédure adaptée, qui représentent près de 50 % des marchés publics. On est donc encore loin du tout dématérialisé. Mais les choses évoluent. Avec l'obligation mise en place par l'UGAP, à compter du 1er janvier 2014, le mouvement va passer à la vitesse supérieure. A cette date, les entreprises devront nécessairement répondre par voie électronique à toutes les procédures de marchés publics émanant de l'Union des Groupements d'Achats Publics.
2014 devrait également marquer l'année où la réponse électronique sera rendue obligatoire au niveau européen pour les marchés des centrales d'achat et les groupements de commande.
Il est donc grand temps pour les entreprises françaises d'adopter la dématérialisation, avant que celle-ci ne soit totalement rendue obligatoire. Elles auront ainsi le temps de s'adapter à cette nouvelle procédure et de profiter pleinement de ses avantages.
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