AVIS D'EXPERT. Le processus de dématérialisation des marchés publics est en route depuis le 1er janvier 2012. Si certains freins demeurent, les bénéfices de ce dispositif commencent à être perçus, notamment à quelques mois de l'obligation de répondre par voie électronique qui débute au 1er janvier 2014. Alain Perrot du Vernay, responsable produits et marchés logiciels chez Vecteur Plus, livre sa vision.
Depuis le 1er janvier 2012, l'acheteur public ne peut plus refuser de recevoir les plis électroniques de candidatures et d'offres, pour tous les achats d'un montant supérieur à 90 000 euros HT. Cette décision a été instaurée pour encourager les entreprises à franchir le pas de la dématérialisation. Force est de constater qu'aujourd'hui, les sociétés et les collectivités ont encore des difficultés à appréhender les bénéfices qu'offre cette dématérialisation. Elles pourront néanmoins de moins en moins échapper à cette procédure, avec l'obligation notamment de répondre par voie électronique à toutes les offres de marchés publics provenant de l'UGAP, centrale d'achat public, à compter du 1er janvier 2014.
La réponse à appel d'offres dématérialisée : une contrainte pour les entreprises ?
A l'heure actuelle, les réponses aux appels d'offres de marchés publics par voie électronique peinent à se démocratiser. Dans la pratique, pour avoir recours à la dématérialisation, les entreprises qui répondent depuis toujours aux appels d'offres par dossier papier doivent nécessairement passer par une étape de réorganisation en interne. Cette procédure entraîne en effet un changement dans la manière de travailler, notamment en termes de collecte des informations et de supports utilisés.
Chaque dossier de réponse doit par ailleurs être remanié, afin que le format d'envoi passe du postal à l'électronique. Lors d'une réponse à appel d'offres dématérialisée, le poids des documents est limité pour ne pas encombrer les canaux de communication. Les entreprises se trouvent donc dans l'obligation de repenser leur manière de rédiger les documents habituellement utilisés, afin de les synthétiser. Ce 'chantier organisationnel', qui représente une charge de travail supplémentaire, marque l'une des principales entraves à l'adoption de la dématérialisation par les entreprises. Couplée au poids des habitudes, la dématérialisation des marchés publics effraie.
Cette crainte est également liée à la complexité d'usage et à la diversité des plateformes utilisées dans une procédure dématérialisée. L'investissement financier dans le domaine des nouvelles technologies, comme par exemple l'acquisition d'outils de signature électronique, est aussi redouté par les entreprises et représente un réel frein.
La dématérialisation présente des leviers souvent méconnus
Les points qui paralysent les entreprises sont toutefois vite oubliés face aux nombreux bénéfices auxquels la dématérialisation donne accès. En premier lieu, elle engendre une sécurisation de l'envoi des documents. En effet, le transfert du dossier se fait plus rapidement via les enveloppes virtuelles, et permet de ne pas pâtir des aléas extérieurs. Dans la pratique, de nombreuses entreprises manquent des opportunités de marché en répondant hors délai. Il arrive ainsi qu'un coursier se trouve bloqué dans la circulation et ne puisse pas déposer le dossier dans les temps. Toute chance de remporter le marché s'envole alors. Avec la dématérialisation, cette réalité disparaît. Lorsque l'entreprise dépose électroniquement les documents sur la plateforme, un accusé de réception est envoyé très rapidement afin de confirmer que les pièces requises ont bien été transmises.
L'un des autres arguments forts est lié à la réalisation d'économies. Grâce à l'optimisation de l'organisation et de l'envoi des documents générée par la dématérialisation, ainsi qu'à l'arrêt de l'impression des documents - requise pour une réponse à appel d'offres traditionnelle - la société réduit ses dépenses.
Lire la suite de l'article en page 2
